La création de documents de procédures opérationnelles standard (SOP) est essentielle pour organiser l’ensemble des opérations commerciales. Un document SOP aide à normaliser les procédures, il encourage travail en équipeet facilite la conformité légale.
POUR rédiger un mode opératoire standard en fait, il est nécessaire de décrire les processus étape par étape, de déterminer les rôles et responsabilités clés, de définir les buts et objectifs de la procédure et d’identifier les ressources externes éventuellement nécessaires. Une fois que vous avez fini de rédiger votre SOP, vous devez la communiquer à tout le personnel concerné. Vous pouvez également organiser des sessions de formation avec les exécutants pour vous assurer que tout le monde comprend comment l’utiliser correctement.
En disposant d’un SOP bien conçu, les entreprises peuvent être sûres que les opérations sont menées efficacement et conformément au plan. Cela donne aux organisations un avantage concurrentiel en réduisant les erreurs coûteuses, en augmentant l’assurance qualité et bien plus encore.
Rédiger une POS
Lors de la rédaction d’une procédure d’exploitation standard, une planification minutieuse et l’accès aux données opérationnelles applicables sont nécessaires. Pour vous aider tout au long du processus, voici un bref aperçu de toutes les étapes que vous devez suivre si vous souhaitez créer le document SOP parfait.
Définir le périmètre
Avant de créer une POS, vous devez d’abord définir la portée pour définir son impact sur les processus et les travailleurs. Cela inclut également de déterminer si la POS remplace un document existant.
Pour mieux comprendre les procédures actuelles et leur gestion, il est important d’impliquer les travailleurs et la direction lors de cette phase. L’examen de toute la documentation existante, telle que les manuels d’équipement, les flux de travail et les organigrammes, vous fournira des informations précieuses sur les forces et les faiblesses de votre entreprise. L’accès à ces données permet de fixer facilement des objectifs et de prendre des décisions rapidement.
Constituer un comité de révision
La création d’un comité d’audit est essentielle pour créer une procédure opérationnelle standard efficace. Des experts de chaque département concerné doivent être réunis pour s’assurer que tout conflit ou problème entre les processus est identifié et résolu, ainsi que pour s’assurer que les procédures sont alignées sur les normes organisationnelles en vigueur.
Les obligations de chaque membre doivent être explicitement énumérées et la haute direction doit assumer la responsabilité de superviser le processus du début à la fin.
Sélectionnez un type de SOP
Une fois que vous avez convoqué le comité d’examen et recueilli les données de base nécessaires, il est temps de commencer à rédiger la POS. Le comité devra analyser les enjeux critiques, la complexité et les besoins des processus de l’organisation. Ils doivent ensuite déterminer quel type de POS est le plus approprié pour leur procédure.
Les POS peuvent appartenir à l’une de ces catégories : une approche par étapes (liste de contrôle) où chaque activité doit être terminée avant de passer à la suivante ; une disposition d’organigramme préférée pour les processus plus complexes avec plusieurs résultats ; et une structure hiérarchique dans laquelle des instructions supplémentaires sont incluses pour limiter toute ambiguïté potentielle.
Ensuite, l’équipe doit créer une ébauche du document, souvent réalisée à l’aide d’un logiciel d’édition de documents ou d’un logiciel SOP spécialisé, y compris les étapes à suivre, les responsabilités individuelles et toute autre note pertinente. Des organigrammes et des diagrammes peuvent également être utilisés pour faciliter la compréhension lors de la rédaction d’une POS.
Mise en place de SOP et formation des employés
Une fois l’ébauche initiale terminée, le comité devrait apporter les modifications nécessaires avant de l’envoyer à un groupe restreint d’employés pour d’autres commentaires. Tous les commentaires doivent ensuite être écoutés et incorporés dans le document au besoin. Par la suite, la POS peut être publiée et distribuée dans toute l’organisation. La phase de mise en œuvre peut prendre plus de temps que prévu en raison de la nécessité de surveiller l’efficacité opérationnelle.
Au cours de cette phase, le personnel doit être formé à tous les nouveaux outils et pratiques inclus dans la POS. Comme le montrent les statistiques, 70% des employés apprennent de nouvelles choses pendant le travail, alors n’hésitez pas à leur fournir une formation complète et assurez-vous que votre entreprise fonctionne comme sur des roulettes.
En bout de ligne
La rédaction d’une procédure opérationnelle standard efficace est une étape importante vers assurer l’efficacité des opérations commerciales et le respect de la réglementation. Une SOP aide à normaliser les procédures, favorise la collaboration et améliore l’assurance qualité. Pour rédiger une SOP efficace, vous devez définir la portée, affecter une équipe de révision et choisir le type de SOP le plus approprié.
Une fois le document rédigé, il doit être communiqué à tout le personnel concerné et toute formation associée doit être dispensée. La phase de mise en œuvre peut prendre plus de temps que prévu, mais ses résultats sont significatifs, contribuant à réduire les erreurs coûteuses tout en augmentant l’efficacité opérationnelle, offrant ainsi un avantage concurrentiel.
