Le nombre de personnes travaillant à domicile a triplé entre 2019 et 2021, selon un Enquête de recensement aux États-Unis. Le travail à distance est devenu si populaire ces dernières années que la technologie a dû permettre aux travailleurs de rester plus facilement connectés en ligne. Les entreprises de toutes tailles s’en rendent également compte le travail à distance peut être plus efficace par rapport au travail en personne. Mais le travail à distance peut aussi isoler et il peut être difficile de collaborer avec des coéquipiers qui ne se trouvent pas dans le même espace physique. Il existe un certain nombre d’outils que les télétravailleurs peuvent utiliser pour collaborer en ligne, de la vidéoconférence au logiciel de gestion de projet.
Outils de communication
Il existe une variété d’outils de communication disponibles pour les travailleurs à distance qui peuvent aider à faciliter et à collaborer en ligne. Quelques options courantes pour communications à distance et en temps réel inclure:
- Conférence vocale et vidéo: Des plates-formes telles que Skype, Zoom et Google Meet permettent aux utilisateurs de se connecter via des appels vocaux et vidéo, ce qui facilite les conversations en face à face même lorsque vous n’êtes pas dans la même pièce. Tous les trois peuvent être utilisés sur n’importe quel appareil connecté : ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, téléphones portables et tablettes.
- Messagerie instantannée– Des services tels que Slack, Google Workspace, Microsoft Teams et Jabber offrent des fonctionnalités de messagerie instantanée qui facilitent les conversations rapides avec des collègues.
- Logiciel de gestion de projet: Asana, Trello et Basecamp peuvent aider les équipes à suivre les tâches, les délais et l’avancement du projet. Ils incluent également généralement des fonctionnalités telles que le partage de fichiers et des forums de discussion en temps réel qui facilitent la collaboration.
Chacun de ces outils a ses forces et ses faiblesses. Il est donc important de choisir la bonne plateforme pour vos besoins. La plupart d’entre eux offrent des périodes d’essai gratuites. De cette façon, vous pouvez les tester avec toute votre équipe avant d’acheter des abonnements ou des frais de licence.
Suivi des projets et des activités
Il existe plusieurs façons de suivre les projets et les tâches lorsque vous travaillez à distance. Le plus important est de trouver un système qui fonctionne pour vous et votre équipe.
Une méthode populaire consiste à utiliser un outil de gestion de projet comme Asana ou Trello, les deux fonctionnent très bien pour soutenir les équipes des petites entreprises. Ces outils vous permettent de créer des projets et des tâches, de les attribuer aux membres de l’équipe, de définir des dates d’échéance et d’ajouter des notes et des pièces jointes. Ils ont également des fonctionnalités telles que des calendriers et des diagrammes de Gantt pour vous aider à visualiser la chronologie de votre projet.
Mieux encore, si vous utilisez l’un des outils de communication recommandés ci-dessus, en particulier Slack, vous pouvez les intégrer. Ensuite, votre équipe peut mettre à jour les tâches directement depuis Slack et vice versa.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, l’important est de trouver quelque chose qui fonctionne pour vous et votre équipe. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde sur ce qui doit être fait et quand cela doit être fait.
Gestion du calendrier
En supposant que votre équipe utilise déjà un outil de calendrier comme Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple Calendar, vous pouvez profiter de quelques fonctionnalités pour vous aider à gérer les horaires de chacun.
Par exemple, si vous devez planifier une réunion avec des personnes dans différents fuseaux horaires, vous pouvez utiliser la fonction « horloge mondiale » de Google Agenda pour voir à quelle heure l’emplacement de chaque personne serait pour une meilleure collaboration en ligne. Vous pouvez également configurer le partage de calendrier afin que tous les membres de votre équipe puissent voir les horaires chargés de chacun et savoir quand quelqu’un est disponible ou occupé.
Si vous avez des réunions ou des événements récurrents, vous pouvez utiliser la fonction « répéter » dans la plupart des outils de calendrier pour gagner du temps. Enfin, s’il y a certains jours ou heures où personne de votre équipe n’est disponible, vous pouvez bloquer ces heures sur votre calendrier afin que les gens n’essayent pas de programmer quoi que ce soit pendant cette période.
Calendly est un outil de planification qui s’intègre à vos calendriers, afin que vous puissiez partager votre calendrier avec des personnes extérieures à votre organisation afin qu’elles puissent organiser des réunions avec vous. Ils offrent une version gratuite, vous pouvez donc l’essayer avant d’acheter. Les abonnements payants permettent plus d’utilisateurs pour votre entreprise, ainsi que plus de fonctionnalités.
Partage et stockage de fichiers
Il existe plusieurs façons pour les travailleurs distants de partager et de stocker des fichiers en ligne (dans le cloud). Les services de partage de fichiers comme Dropbox, OneDrive et Google Drive sont trois des systèmes de gestion de fichiers basés sur le cloud les plus populaires. Ces services permettent aux utilisateurs de télécharger des fichiers et de les partager avec d’autres. Une autre façon de partager des fichiers consiste à utiliser un outil de collaboration comme Slack. Cet outil permet aux utilisateurs de partager des fichiers et de communiquer entre eux en temps réel.
Si vous avez besoin de relire, annoter ou signer des documents PDF (non légaux), PDF.Live a un outil facile à utiliser pour signer des PDF en ligneou vous pouvez modifier et convertir les documents, puis les partager par e-mail, plateforme de chat ou via votre lecteur cloud.
En fait, même si vous n’êtes pas une petite entreprise travaillant à distance, il est fortement recommandé de transférer vos documents dans le cloud et hors des copies papier et des disques durs. D’aujourd’hui les systèmes basés sur le cloud sont plus sécurisés que jamais, tant que vos employés sont formés pour suivre les meilleures pratiques en matière de cybersécurité.
Conclusion
Si vous travaillez à distance, il est important que vous disposiez d’un bon ensemble d’outils que vous pouvez utiliser. De cette façon, vous pouvez mieux collaborer en ligne avec votre équipe. Dans cet article, nous avons partagé certains de nos outils préférés pour les télétravailleurs, notamment Slack, Google Drive et Zoom. Nous espérons que vous trouverez ces outils utiles pour rester en contact avec votre équipe et faire votre travail.
