Small Business

Une vraie entreprise qui conduit dans le bon sens

Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser leur véhicule personnel pour la conduite professionnelle. Ceci est parfaitement conseillé du point de vue des économies de coûts et est autorisé impôt également des fins. Seul défaut : pour déduire le coût de la conduite professionnelle, il faut justifier de l’utilisation professionnelle du véhicule. Les règles fiscales sont très strictes sur ce que cela signifie. Il y a une bonne et une mauvaise façon de le faire.



Les enregistrements doivent être simultanés

Cela signifie que les informations requises doivent être enregistrées dans un journal, une application ou un autre journal au moment ou à peu près au moment de chaque déplacement professionnel dans le véhicule. Dans un cas, un entrepreneur a créé son relevé de kilométrage uniquement pour être utilisé lors de la vérification ; les inscriptions n’ont pas été faites en même temps que l’utilisation professionnelle de sa Mercedes. De plus, son dossier était un calendrier avec un minimum de notes sur les rendez-vous d’affaires; pas aussi bon que vous le verrez.

Information requise

Il ne suffit pas d’écrire la date et le nombre de miles parcourus pour affaires à des fins de preuve fiscale. La dit l’Agence du revenu vous devez noter :

  • Le rendez-vous
  • La destination (ville, village ou région)
  • Le but commercial
  • La lecture de l’odomètre au début et à la fin de chaque trajet (kilomètres totaux pour le trajet)
  • Dépenses : type (par exemple, pétrole, gaz) et montant, sauf si le taux de kilométrage standard de l’IRS (expliqué ci-dessous) est utilisé.

Si vous choisissez de déduire le taux de kilométrage standard de l’IRS au lieu des dépenses réelles, vous devez toujours conserver une trace de toutes les informations autres que les dépenses. Pour 2022, le taux de kilométrage standard est de 58,5 ¢ par mile pour la conduite professionnelle au premier semestre et de 62,5 ¢ par mile au second semestre. Là encore, l’utilisation du tarif kilométrique standard ne vous dispense pas de l’obligation d’enregistrer toutes les autres informations sur chaque déplacement professionnel.

Échantillonnage pour l’enregistrement

Au lieu d’enregistrer des informations pour tous voyage d’affaires dans votre véhicule, vous pouvez conserver un enregistrement approprié pour des parties d’un exercice fiscal et utiliser cet enregistrement pour prouver la quantité d’utilisation professionnelle pour toute l’année. C’est ce qu’on appelle «l’échantillonnage» et vous devez être en mesure de démontrer que les périodes pour lesquelles des registres adéquats sont conservés sont représentatives de l’utilisation au cours de l’exercice. Par exemple, parcourez à peu près le même nombre de kilomètres professionnels chaque mois tout au long de l’année. Si vous conservez des enregistrements détaillés pour les trois premiers mois, vous pouvez extrapoler votre kilométrage pour toute l’année. De même, si vous suivez le kilométrage pour la première semaine de chaque mois, vos enregistrements hebdomadaires peuvent être utilisés pour afficher le nombre total de trajets professionnels pour le mois.

L’IRS fournit cet exemple : vous utilisez votre voiture pour visiter les bureaux des clients, rencontrer des fournisseurs et d’autres sous-traitants, et ramasser et livrer des articles aux clients. Il n’y a pas d’autre usage professionnel de la voiture, mais vous et votre famille utilisez la voiture à des fins personnelles. Au cours de la première semaine de chaque mois, conservez des registres adéquats indiquant que 75 % de l’utilisation de la voiture est à des fins professionnelles. Les factures et les factures montrent que l’utilisation professionnelle se poursuit au même rythme au cours des dernières semaines de chaque mois. Vos journaux hebdomadaires sont représentatifs de l’utilisation mensuelle de la voiture et constituent une preuve suffisante pour étayer le taux d’utilisation professionnelle pour l’année.

Pièces justificatives des dépenses réelles

Si vous n’utilisez pas le taux de kilométrage standard pour calculer votre déduction pour le coût de la conduite professionnelle et que vous déduisez à la place les coûts réels, vous devez conserver les reçus, les chèques annulés, les relevés de carte de crédit, les factures ou toute autre preuve documentaire du coût des dépenses connexes. utilisation. Ceci s’ajoute au relevé de kilométrage et aux autres informations énumérées ci-dessus.

Distinguer guide de travail et guide personnel

Le coût de la conduite pour des raisons personnelles n’est pas déductible des impôts. Vous ne pouvez pas déduire les frais de déplacement, qui sont des dépenses personnelles non déductibles. Suivez les kilomètres depuis votre bureau jusqu’à n’importe quel lieu professionnel, comme voir un client ou un fournisseur, aller à la banque ou à la poste ou acheter des fournitures. Si votre entreprise est à domicile, voyager de votre domicile vers n’importe quelle destination liée au travail et revenir compte comme un voyage d’affaires.

Conclusion

N’oubliez pas de noter que seuls les travailleurs indépendants peuvent déduire les frais de conduite d’entreprise. Les propriétaires d’entreprise qui sont des employés ne peuvent pas déduire les coûts sur leurs déclarations personnelles, mais ils peuvent fournir un remboursement de leurs entreprises en utilisant un régime responsable; cela demande la même motivation. Bien sûr, il faut un certain effort pour maintenir un bon dossier de conduite dans les affaires, mais cela en vaut la peine. Imaginez simplement que si vous êtes un travailleur indépendant parcourant 8 000 miles pour affaires en 2022 (en supposant que les mêmes miles chaque mois) et en utilisant le taux IRS standard, vous pouvez déduire 4 840 $. Ce n’est rien.

Image : Depositphotos


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