Bien que les chèques puissent sembler être un moyen obsolète de traitement des paiements, ils ont encore de nombreuses applications pour les entreprises. Un chèque imprimé permet aux propriétaires d’entreprise d’envoyer et de recevoir de l’argent directement connecté au compte bancaire de l’entreprise sans se soucier des frais supplémentaires ou de l’exposition potentielle à des risques de sécurité. Logiciel d’impression de chèques facilite la création et l’envoi de chèques et garantit que le bénéficiaire reçoit le document le plus rapidement possible.
Si vous recherchez un logiciel d’impression de chèques ou une solution de traitement des paiements qui répond aux besoins de votre entreprise, vous avez probablement remarqué que vous disposez d’un excès d’options. Alors que certaines entreprises prétendent être la meilleure solution pour votre entreprise, leurs cas d’utilisation peuvent être limités par le type et la taille de l’entreprise. Pour cette raison, il est essentiel d’examiner les fonctionnalités et les services qui accompagnent le produit, pour voir s’il correspond vraiment à votre entreprise. Dans cet article, nous passerons en revue certaines des fonctionnalités clés que vous devriez rechercher lorsque vous envisagez une nouvelle option de logiciel d’impression de chèques pour votre entreprise.
Facilité d’automatisation
Les paiements répétés doivent être simples et faciles à organiser, afin que vous n’ayez pas à vous soucier des nombreux paiements en souffrance que vous devez effectuer chaque mois. Les adresses et les informations de paiement doivent être faciles à enregistrer et à stocker, sans avoir à se soucier des risques de sécurité potentiels. Que vous envoyiez un chèque à un fournisseur, un entrepreneur ou un employé, vous devriez toujours avoir l’esprit tranquille en sachant que ces paiements répétés atteindront leur destination avec un minimum de surveillance.
Chèques de marque et motifs personnalisables
La possibilité de créer de nouveaux modèles pour vos chèques en téléchargeant les logos de l’entreprise devrait être une évidence avec toutes les plates-formes d’impression de chèques d’entreprise. Sans cette fonctionnalité, vous vous retrouverez souvent avec des chèques qui semblent non professionnels ou à petit budget. De nombreux fournisseurs de logiciels d’impression de chèques vous permettent également d’intégrer le logo de votre entreprise dans le filigrane fourdrinier, de sorte qu’il devienne l’un des principaux éléments de sécurité du chèque. Les enveloppes et les documents d’envoi qui accompagnent le chèque doivent également avoir une apparence professionnelle.
Interface propre et expérience utilisateur
La navigation dans le logiciel doit être simple et simple, sans toutes les cloches et les sifflets qui accompagnent les solutions de paiement en ligne à usage personnel, telles que Paypal et Venmo. L’API proposée par le fournisseur de logiciels doit être facile à gérer pour les professionnels de la finance de votre entreprise, sans passer des heures supplémentaires à apprendre à utiliser la plate-forme. Avec les options logicielles d’impression de chèques les moins chères et les plus populaires, ce n’est généralement pas trop un problème. Cependant, si vous creusez un peu plus pour trouver un produit de meilleure qualité, il est préférable de se méfier de toute solution logicielle qui n’offre pas une sorte de démo pour vous aider à démarrer.
Comptes et utilisateurs multiples
Alors que la plupart des petites entreprises n’ont généralement qu’une seule personne qui gère les paiements de l’entreprise, la plupart des autres entreprises ont au moins quelques employés de haut niveau qui effectuent les paiements ou examinent les comptes payés et les comptes débiteurs chaque mois. Un logiciel d’impression de chèques pour les entreprises doit permettre plusieurs utilisateurs et comptes bancaires, sans faire de compromis en termes de sécurité.
Notifications d’erreurs de paiement
Si quelque chose ne va pas avec une opération d’impression de chèque ou un paiement demandé, vous voudrez le savoir dès que possible. Pour les logiciels d’impression de chèques avec options d’automatisation des paiements, il s’agit d’une fonctionnalité indispensable. Ces notifications peuvent également vous envoyer un e-mail en cas de paiement en double dans le système ou vous indiquer quand vous devez vous connecter pour approuver une transaction.
Expédition le jour même et suivi du courrier
Veiller à ce que vos chèques passent le moins de temps possible dans le courrier contribue grandement à accroître leur sécurité relative. Il en va de même pour les services d’impression de documents, où le contenu de l’enveloppe est personnel. Le suivi de vos chèques dans votre logiciel de traitement des paiements et d’impression de chèques vous permet de rester au courant de tout problème concernant un document ou un chèque perdu par la poste.
Options de rapports approfondis
Un logiciel d’impression de chèques de haute qualité doit toujours permettre aux propriétaires d’entreprise, aux gestionnaires de comptes et aux professionnels de la finance de suivre leurs dépenses via la plateforme. Les rapports créés ou automatisés dans le logiciel doivent être fiables, détaillés et fiables, de sorte que vous aurez toujours une bonne idée de la situation financière actuelle de votre entreprise pour le mois, le trimestre ou l’année. De nombreuses sociétés de traitement des paiements créeront ces rapports personnellement, ce qui des informations financières uniques pour votre compte qui peut faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise.
Assistance flexible
S’il y a un problème de sécurité, un problème logiciel de traitement des paiements ou si vous n’êtes pas satisfait des chèques que vous recevez via la plate-forme, vous aurez besoin d’une équipe de techniciens de support fiable et facilement disponible pour vous aider, vous et votre entreprise. Ces options de support client doivent être disponibles 24h/24, accessibles depuis la plateforme ou par téléphone.
Politiques de sécurité fiables
Avant d’acheter un logiciel d’impression de chèques, assurez-vous de faire vos devoirs sur leurs antécédents en termes de sécurité. Une entreprise qui a récemment eu un problème avec un piratage ou une menace de sécurité similaire peut mettre en danger les données de votre entreprise et menacer la stabilité de vos comptes. Cependant, il est important de ne pas être trop alarmé ici : il existe de nombreuses options logicielles fiables disponibles pour votre entreprise.
Service rapide et efficace
Quel que soit le logiciel d’impression de chèques que vous choisissez, vous voudrez savoir qu’il existe une entreprise fiable qui est prête à offrir à votre entreprise un soutien inégalé. Les chèques et les documents envoyés par la poste doivent toujours arriver à l’heure, le jour même ou le lendemain dans la mesure du possible. Tous vos logos et étiquettes doivent être corrects en termes d’informations et d’aspect professionnel. Si vous envoyez plusieurs chèques à la fois vers la même destination, vous devriez également pouvoir regrouper les paiements en un seul envoi.
