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Comment repérer et éliminer les silos de données

Comment repérer et éliminer les silos de données
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Comment repérer et éliminer les silos de données

Les données sont la nouvelle monnaie dans notre monde de plus en plus en ligne. Les entreprises et les particuliers parviennent à une meilleure compréhension de la valeur des données. Beaucoup prennent des mesures pour le verrouiller simultanément à l’abri des regards indiscrets grâce à une sécurité renforcée, mais aussi pour l’avoir facilement disponible en cas de besoin.

Ces deux objectifs peuvent sembler à première vue en contradiction l’un avec l’autre, mais ce n’est plus vrai. De nouvelles solutions logicielles et matérielles simplifient de plus en plus l’identification d’une personne autorisée. Cela peut être fait par nom d’utilisateur et mot de passe, mais aussi par numéro de portable, scan du visage et empreinte digitale.

Ces améliorations de l’identification des utilisateurs vont de pair avec un besoin croissant d’amélioration du service client. À notre ère numérique, les gens sont beaucoup moins susceptibles de coopérer avec des processus obsolètes. Il ne faut pas non plus leur demander de le faire.

Qu’est-ce qu’un « silo de données » exactement ?

Un silo de données est mieux défini comme un ensemble précieux de données collectées par un service au sein d’une organisation mais non partagées avec d’autres. Très rarement, ces silos se développent à partir d’un besoin de sécurité et de protection extrême. Bien plus souvent, les silos de données sont un héritage de systèmes obsolètes qui fonctionnaient simplement sans surveillance.

Pourquoi les silos de données sont-ils une si mauvaise chose ?

Parfois, un silo de données peut être le résultat intentionnel d’un individu ou d’un groupe de personnes qui tentent à tort de devenir « indispensables ». Ils voient le fait de donner un accès illimité à leurs ressources comme une menace quelconque. Que la cause sous-jacente soit quelque chose qui vient de se développer organiquement au fil du temps ou un peu plus néfaste, les silos de données engendrent la méfiance. Ils nuire à l’efficacité globale et contribuent à un manque de transparence.

Les silos de données maintiennent les gens dans l’ignorance. La direction doit fonctionner par intuition car personne n’a une image complète de la façon dont l’entreprise se porte. Cela conduit à son tour à une mauvaise prise de décision qui ne fait rien pour atténuer les problèmes de confiance. La collaboration vacille lorsque les départements se livrent à des guerres de territoire. Les clients ont une expérience dégradée avec votre entreprise. Ils doivent fréquemment partager des informations identiques avec plusieurs représentants.

Les silos de données sont connus pour être seulement aussi précis que la personne ou les personnes laissées en charge. Étant donné que seuls quelques privilégiés peuvent manipuler les données, il n’y a aucune possibilité pour quelqu’un dans un autre domaine de repérer une erreur ou de faire une correction. L’hébergement de plusieurs ensembles de données, dont beaucoup contiennent des informations similaires ou identiques, augmente les coûts d’exploitation de toute entreprise. Les données cloisonnées ne sont pas inutiles, mais elles ne sont pas non plus optimisées.

Comment trouver ces silos ?

L’astuce pour repérer les silos de données est aussi simple (et aussi difficile) que de prêter attention aux processus internes avec un « nouveau regard ». Dans de nombreux contextes, les silos de données font désormais partie de la routine quotidienne, aussi omniprésents que le mobilier de bureau. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser lorsque vous cherchez à découvrir des blocages d’informations.

  • Y a-t-il des processus qui s’enlisent faute d’accès à l’information ?
  • Où et quand les employés rencontrent-ils des informations en double ou contradictoires ?
  • Existe-t-il des routines en place qui nécessitent de saisir les mêmes informations plus d’une fois ?
  • Avons-nous déjà dû arrêter ce que nous faisions pour appeler quelqu’un qui n’était pas au bureau ?

Poser ce type de questions peut vous aider, vous et d’autres employés, à dépasser les hypothèses sous-jacentes. Ces hypothèses ont contribué à créer des silos de données en premier lieu.

Une autre bonne tactique que vos équipes peuvent utiliser consiste à prêter attention aux moments où elles font l’expérience d’une excellente disponibilité des informations contrebalancée par la sécurité. Voir comment d’autres entreprises font communiquer leurs ensembles de données en temps réel peut attirer l’attention sur des domaines où votre entreprise pourrait manquer.

Que puis-je faire pour éliminer les silos de données ?

La réponse simple à l’élimination des silos de données consiste à faire en sorte que vos systèmes communiquent entre eux de manière transparente. C’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Cependant, accrochez-vous à ce métarécit lorsque votre peuple rencontre des problèmes. Dans la plupart des cas, l’objectif global sera d’éliminer la thésaurisation des données dans les zones périphériques de votre entreprise et de les rassembler sous un même toit.

Implémentez un outil de gestion des données tout-en-un.

Certaines personnes rechignent à l’idée d’avoir toutes leurs données sensibles hébergées en un seul endroit. Cependant, il s’agit d’un vestige de l’époque où le crash d’un disque dur pouvait faire tomber une entreprise pendant des jours, voire des semaines. Des serveurs centralisés, à la fois sécurisés et fiables, permettent de rassembler toutes vos données en un seul endroit. Vous pouvez ensuite gérer les niveaux d’accès avec un haut degré de granularité.

Il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion de données exceptionnels sur le marché. Les énumérer et les évaluer serait une tâche ardue et dépasse le cadre de cet article. Non seulement cela, mais des correctifs et des mises à niveau logicielles sont publiés chaque semaine.

L’astuce consiste à s’engager sur une période d’évaluation – six semaines, six mois, peu importe – et à apprendre autant que possible des fournisseurs et d’autres ressources. À un moment donné, vous aurez envie d’appuyer sur la gâchette. Ne soyez pas paralysé par les promesses de produits « nouveaux et passionnants » qui peuvent ou non être publiés à temps.

Utilisez des applications avec des mécanismes d’intégration intégrés.

Au fur et à mesure que votre entreprise progresse dans la suppression de ses silos de données, assurez-vous que tout nouvel investissement dans des solutions matérielles ou logicielles permet l’intégration future d’autres méthodologies. Tout système qui insiste sur rien d’autre qu’une seule solution propriétaire n’est probablement pas un bon pari. Vous ne voudrez pas vous retrouver redevable à une architecture ou à un fournisseur unique. C’est une mise en place pour être pris en otage quelque part plus loin sur la route.

Lorsque vous recherchez des applications et des systèmes qui promettent de connecter vos silos et de centraliser vos ensembles de données, soyez prudent. Assurez-vous de vous renseigner sur la disponibilité des interfaces de programmation d’applications (API) qui permettent facilement l’utilisation d’autres solutions. Ces solutions peuvent être propriétaires d’une autre entreprise ou open source.

Récompensez la collaboration.

De nombreuses organisations ont des employés qui considèrent l’accès à certaines informations comme un privilège propre à leur poste.

Un signe révélateur de quelqu’un qui a un intérêt direct à maintenir des silos de données est l’expression « mes données ». Cette phrase sort le plus souvent de la langue lorsque le moment est venu d’intégrer des systèmes. Ce type de pensée est certainement à décourager.

Cependant, vous ferez probablement plus de progrès dans votre organisation en louant publiquement des exemples de collaboration et de coopération en matière d’intégration de systèmes de données.

Lorsque des équipes qui ne travaillent pas ensemble normalement font preuve d’initiative pour faire avancer l’entreprise en brisant les silos de données, assurez-vous d’attirer l’attention sur ces efforts en les récompensant. Les récompenses peuvent inclure des incitations financières et peut-être même des promotions. La clé est de s’assurer que tout le monde «comprend» que votre entreprise s’éloigne activement de la thésaurisation de l’information en la traitant comme une relique d’un autre âge.

Lorsqu’il s’agit d’informations obsolètes, purgez, purgez, purgez.

Votre solution intégrée ne sera jamais aussi bonne que les données qui y sont téléchargées. Dans cet esprit, tout effort visant à briser un silo de données doit avoir comme première étape le nettoyage systématique des données qui y sont hébergées. Bien que vous puissiez écrire des scripts pour vous aider à éliminer des informations incomplètes, inexactes ou obsolètes, rien ne vaut un œil expérimenté pour nettoyer les données.

Vous constaterez peut-être que vos employés sont quelque peu réticents à purger des données par crainte de perdre des enregistrements. Une façon de contourner cette objection consiste à demander à votre service informatique de mettre en place un « bac à sable » ou un serveur intermédiaire où plusieurs sauvegardes sont effectuées par jour. Quoi que vous puissiez faire pour encourager vos employés à éliminer les mauvaises données, cela en vaudra la peine lorsque ces enregistrements de données seront finalement téléchargés sur votre nouvelle solution logicielle intégrée.

Emballer

L’aspect le plus difficile de la destruction des silos de données est le plus souvent humain, et non technologique. Au moment où vous commencez à vous atteler à cette tâche, vous êtes presque certain de tomber sur un ou plusieurs employés réticents. C’est à prévoir. Beaucoup de gens deviennent nerveux face à l’évolution des systèmes.

Dans la mesure où cela est tout à fait vrai, assurez à votre personnel que le travail de personne n’est en jeu. En fait, vous espérez que l’élimination des silos de données se traduira par une amélioration de la productivité, une meilleure expérience client dans l’ensemble et peut-être même plus d’emplois.

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